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Rétroplanning : comment réussir votre participation à un salon ?

Yumea • 16 mars 2018

Les salons, expositions, conférences et autres événements sont autant d’opportunités pour rencontrer de nouveaux prospects et accroître votre visibilité.

Il est donc important de vous préparer en amont pour être sûr de vous démarquer des nombreux autres exposants du salon.

1 an à 5 mois avant le salon

  • Prévoyez une réunion d’enclenchement, pour planifier avec votre équipe la suite des événements.
  • Validez votre emplacement. Plus vous le choisirez tôt, plus vous aurez des chances d’être à une place stratégique dans le salon.

5 à 3 mois avant le salon

  • Préparez les éventuels documents nécessaires (dossier technique pour les organisateurs du salon notamment).
  • Vérifiez le matériel à votre disposition et commandez les éventuels éléments manquants.
  • Planifiez la création visuelle des supports de communication (roll-up, goodies, plaquettes commerciales, etc.).
  • Planifiez la communication autour de cet événement. Si le but est d’atteindre de nouveaux prospects le jour J, rien n’empêche de transmettre l’information à votre communauté en ligne, qui comprend peut-être des prospects envieux de vous rencontrer pour l’occasion !
  • Constituez les équipes : qui participera, qui remplacera qui en cas de besoin, etc. ?
  • Pour les salons longue distance, réservez les transports et hébergements si besoin.

1 mois avant le salon

  • Commandez les supports de communication (roll-up, goodies, plaquettes, cartes de visite, etc.). Optez pour des objets publicitaires de qualité et à longue durée de vie pour un impact durable.

1 semaine avant le salon

  • Briefez les équipes : quel discours tenir, quelles questions prévoir ?
  • Vérifiez vos réservation, commandez vos badges exposants.
  • Réceptionnez les supports de communication.

1 jour avant le salon

  • Montez le stand, préparez tous les outils nécessaires (ordinateur avec connexion Internet, goodies, etc.)
  • Soignez la présentation du stand pour mieux attirer l’œil des passants.

Le jour-même et le lendemain du salon

  • Envoyez vos devis et autres propositions à tout prospect en ayant fait la demande (le jour-même pour une rapidité sans faille, ou le lendemain si ce n’est pas possible avant).
  • Communiquez en direct sur vos réseaux sociaux : photos du stand, des animations, etc.

3 jours à 1 semaine après le salon

  • Envoyez un mail de remerciement aux contacts récupérés lors du salon.
  • Communiquez sur vos réseaux sociaux : article récapitulatif du salon, message de remerciement aux organisateurs du salon, etc.

Si les plus habitués aux salons ont déjà connaissance de toutes ces étapes, il est facile d’oublier un point parmi tout ce qu’il faut prévoir quand on expérimente un premier salon ou qu’on y participe de façon sporadique. Dans tous les cas, nous espérons que ces quelques étapes vous permettront d’y voir plus clair et de ne rien oublier.

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