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4 conseils pour bien vous organiser dans la création de vos documents

Yumea • nov. 09, 2017

La création d’un document peut être un travail de longue haleine. Il faut prendre beaucoup d’éléments en compte, pour un document web autant que pour un  fichier à imprimer. Et c’est d’autant plus complexe quand il s’agit d’un gros document comme un magazine ou un catalogue, ou même un site internet imposant.

Dans ce type de projet,  l’organisation est un élément clé,  qui peut vous faire gagner énormément de temps ou vous en faire perdre tout autant.

Une fois le projet commencé, vous êtes généralement en rapport direct avec le graphiste chargé de la création. Voici quelques conseils pour s’organiser ensemble et  gagner du temps et de l’énergie  pendant la réalisation.

1 – Limitez les échanges d’e-mails et coups de téléphone

C’est un des facteurs les plus chronophages pendant la création graphique.  Bien discuter  lors du premier rendez-vous et  être clair sur vos attentes  aidera votre graphiste à trouver le style graphique qui vous convient. Bien qu’il soit toujours là pour vous aider ou répondre à vos questions et remarques, s’organiser en amont pour limiter les échanges futurs est primordial. Cela passe par plusieurs astuces à garder en tête à tout moment :

  • Groupez les informations :  Si possible, envoyez tout le contenu d’un coup au graphiste en charge de votre projet. Il saura ainsi qu’il a tous les éléments en main pour faire la mise en page jusqu’au bout, sans avoir à garder de la place pour tel ou tel élément en attente. Pour des gros projets type magazine, groupez les informations par page ou rubrique.
  • Groupez les corrections :  De la même manière, une fois la première version terminée, faites relire le document entier par toutes les parties prenantes, et mettez les corrections en commun avant de les envoyer à votre graphiste. Cela évite les redondances et limite le nombre de versions du document, donc le risque d’erreurs. Et cela fait gagner du temps à tout le monde : moins de temps à passer sur le document pour le graphiste, et moins de relectures différentes pour vous !
  • Utilisez des services de partage de fichiers :  Des services du type Dropbox ou Google Drive sont très utiles pour créer des dossiers partagés, c’est-à-dire accessibles par plusieurs ordinateurs. Créez un dossier partagé avec votre graphiste, dans lequel il pourra piocher les documents que vous y déposerez, et dans lequel vous pourrez récupérer les différentes versions du document qu’il y déposera. Cela limite aussi l’échange de nombreux fichiers lourds par e-mail.

2 – Définissez une nomenclature claire

Afin d’ éviter toute confusion  lors de la mise en page, pensez à toujours renommer vos fichiers pour qu’ils soient clairement identifiables.

  • Faites des dossiers :  Faites un dossier par page ou rubrique, afin que votre graphiste sache quels textes et quelles images vont ensemble. N’intégrez pas les images aux documents Word que vous envoyez (Word compresse les images qui perdent par conséquent en qualité), mais faites un dossier contenant le texte et les images qui l’illustrent.
  • Nommez les documents :  Renommer vos documents pour qu’il n’y ait pas de doute possible pour le graphiste. Par exemple dans le dossier “Nos agences”, vous aurez un fichier Word avec les coordonnées de vos agences de Paris, Lyon et Bordeaux, et 3 photos pour illustrer ces coordonnées. Renommez les fichiers “Paris.jpg”, “Lyon.jpg” et “Bordeaux.jpg”. De cette façon aucun doute possible pour le graphiste, il saura quelle photo correspond à quelle agence.

3 – Hiérarchisez les informations

Ce qui peut paraître évident pour vous ne l’est pas forcément pour le graphiste qui met en page votre projet : il ne connaît peut-être pas votre secteur, votre jargon, ce qui est important pour vous.

  • Communiquez  clairement dans les documents que vous lui envoyez  ce qui doit être mis en avant  et  ce qui doit être plus discret.
  • Utilisez des titres :  Cet aspect tout simple est souvent oublié, car cela semble évident quand on rédige son contenu, mais cela ne l’est peut-être pas pour le graphiste. Mettez en avant les titres, sous-titres, listes, mots en gras etc… pour qu’il sache comment hiérarchiser les informations sur la mise en page. Cela vous évitera des corrections dues à une confusion sur l’importance des informations.
  • Indiquez où insérer les images :  Si vous avez des images illustrant une partie précise de votre texte, indiquez-le dans votre document (par ex: “Insérer ici l’image machine-outil.jpeg”). De cette façon, lors de la mise en page, le graphiste saura lier l’image au texte concerné.

4 – Fournissez des éléments de qualité

Ce qui peut paraître évident pour vous ne l’est pas forcément pour le graphiste qui met en page votre projet : il ne connaît peut-être pas votre secteur, votre jargon, ce qui est important pour vous.

  • Communiquez  clairement dans les documents que vous lui envoyez  ce qui doit être mis en avant  et  ce qui doit être plus discret.
  • Utilisez des titres :  Cet aspect tout simple est souvent oublié, car cela semble évident quand on rédige son contenu, mais cela ne l’est peut-être pas pour le graphiste. Mettez en avant les titres, sous-titres, listes, mots en gras etc… pour qu’il sache comment hiérarchiser les informations sur la mise en page. Cela vous évitera des corrections dues à une confusion sur l’importance des informations.
  • Indiquez où insérer les images :  Si vous avez des images illustrant une partie précise de votre texte, indiquez-le dans votre document (par ex: “Insérer ici l’image machine-outil.jpeg”). De cette façon, lors de la mise en page, le graphiste saura lier l’image au texte concerné.

3 – Hiérarchisez les informations

Ceci peut paraître évident, mais il est toujours bon de le rappeler. Des éléments de qualité donneront lieu à moins de corrections et moins de problèmes lors de la mise en page.

  • Relisez les textes :  Relisez ou faites relire vos textes avant de les envoyer. Votre graphiste pourra facilement corriger les fautes de typographie. Par contre l’orthographe et la grammaire ne sont pas sa spécialité, et il ne pourra pas corriger votre texte pour vous.
  • Envoyez des images de qualité :  D’une manière générale, envoyez les fichiers les plus bruts possibles. Les images doivent être les plus grandes possibles, de la meilleure qualité possible. Il vaut mieux réduire une image trop grande que de ne pouvoir utiliser une image car elle est trop petite et pixelisera si on l’agrandit. Si les documents sont trop lourds pour passer en pièce jointe d’e-mail (à partir de 10 Mo), utilisez Dropbox ou Google Drive comme expliqué plus haut, ou Wetransfer pour envoyer les fichiers lourds.
  • Utilisez ce que vous avez le droit d’utiliser :  Si vous utilisez des images trouvées sur internet, et donc qui ne vous appartiennent pas, vérifiez que vous avez le droit d’utiliser ces images. Pour être sûr d’utiliser des images libres de droit, utilisez le site  CC Search (https://search.creativecommons.org/) , ou alors les outils de recherche d’image de  Google Images  (ouvrez le panneau “Outils”, puis dans “Droits d’usage” sélectionner les droits appropriés). Vous pouvez aussi acheter des images sur  Fotolia ,  Adobe Stock  ou  Shutterstock  par exemple.

Si vous suivez ces quelques conseils simples à mettre en pratique, vous gagnerez en efficacité et pourrez mettre le temps économisé à profit. Vous limiterez les confusions et quiproquos avec le graphiste en charge du projet, et donc les aller-retours de corrections, et votre document sera d’autant plus réussi et prêt d’autant plus vite.

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